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一、前言
相信大家对这样的场景一定不陌生有一天去找某个业务的负责人突然被告知调岗了或是辞职了更坏的情况是甚至完全找不到相关人员了直接导致工作搁置了。这种情况你应该多少会感到无奈。
对于我们从事互联网的小伙伴来说职场的人来人往、岗位的挪东挪西、公司的交替更换在时间长河中如春秋变换转瞬之间。但这些现象都离不开最终的一个落脚点那就是工作交接。无论是新上岗的还是要离开的。
本文就是围绕“如何做好工作交接”这个话题通过自己的感悟分享一下自己的经验。
之所以想分享这个话题
一方面是我从事互联网工作有些许岁月了自己又经历了多次工作交接更多的是看到了很多身边的同事朋友们的工作更换对于不同的工作交接方式很有感触
另一方面平时接触到的知识内容大多数都是讲如何做好工作到目前还没有读到“如何做好工作交接”相关的书本和文章很有可能是我阅读量不够大所以希望分享出来抛砖引玉和前辈产品经理们一起探讨提高。
二、工作交接相关概念描述
文中可能会提到如下概念先在此解释一下
甲方交接人是指将要把工作交接出去的人乙方交接人将要从别人手中接入新工作的人接口人是指在正常工作中与自身工作有来往关系的或是常联系的主要内外部协调人员。
交接人的概念是工作交接中涉及到的主要人物至少有两方也可以有三方或者多方。
三、五步做好工作交接
从个人经验角度出发对如何做好工作交接总结了以下五个步骤。在分享之前再赘述一句如果这五步不适合你非常恭喜你只需要听下属汇报就可以了
第一步甲方交接人的工作描述文档
作为甲方交接人需先拟定工作交接文档。工作交接文档可是word、PPT、excel等任何格式。一般包含的内容有
工作交接背景包括团队、业务开展历史等工作内容即现有业务的覆盖面每个业务的现状工作涉及到的系统、系统架构及系统间的关系正在推进中的工作事项推进中存在的问题及后续注意事项后续工作推进计划工作推进中常见的FAQ最后是工作中涉及到的权限、地址列表、相关人员/接口人列表
工作描述文档相当于是甲方交接人所做的工作的详细说明书也是对需交接的每一个业务的知识传承。
后续接手工作的人对业务、系统或是涉及到的人员、部门有任何疑问便可以查阅曾经拟定的此工作描述文档。
第二步甲方交接人的交接邮件及相关资料转移
第二步是需要甲方交接人拟定工作交接邮件了。工作交接邮件内容一般包括
简要的工作交接原因说明及乙方工作接手人的感谢需乙方工作接手人各相关人接下来需推进的工作、工作现状、推进计划各个工作接口人的注意和感谢后续一段时间甲方接口人的协助计划附件相关说明文档的介绍相关资料转交的介绍和说明
最后需要甲方交接人按照邮件中的说明将相关的资料、文档等所有资料copy或是传送给乙方工作接手人。如果是离职情况则建议将原公司所有的资料做交接不仅限于相关的资料
第三步甲方交接人作说明及接口人引荐
邮件发送交接信息后需要由甲方交接人正式将工作转交乙方工作接手人。这当中包括
甲方交接人将乙方交接人加入业务、技术、合作等相关的群为乙方工作接手人开通相关平台和系统的权限将乙方交接人介绍给原相关的接口人有条件的情况下也可以当面介绍以表尊重针对一些敏感的信息可以单独发邮件给乙方交接人留存如微信公众号、微博、公共邮箱、公共QQ等的账号密码等。
正式引荐完成后则原来由甲方交接人主要跟进的工作均转交由乙方交接人跟进执行由甲方交接人辅助即可。
第四步乙方交接人修订工作描述文档
乙方交接人正式接手工作后在执行过程中根据自己对工作的理解可以对甲方交接人交接过来的文档、资料等内容进行修订并标注好修订版本和修改的内容
当然并不是每一个乙方交接人都能遇到非常负责任的甲方交接人因此很多时候接手的业务并无多少文档、资料可参考。此时就需要乙方接手人发挥主观能动性根据对所接手的工作的理解按照上述的方式拟定相关的说明文档以便为自己以后的工作交接、带新人或是紧要的时候参考。
第五步甲乙方交接人共同推进工作
完成以上4步内容后有条件的话根据工作情况可以根据工作的复杂程度和甲方交接人的时间安排情况由甲乙双方交接人一起共同推进一段时间例如在1个月或是简单的工作可以是一周。
这样一方面保障乙方交接人不懂就问另一方面也能防止在工作交接过程中产生不必要的耽误。
四、小结
所从事的工作因人而异因行业/公司而异。但对于互联网产品经理而言如果能从以上五步开展工作交接
站好了最后一班岗对自己曾经的岗位工作有了总结和交代
汇总了上一阶段的工作经历是自己工作和成长中的里程碑
强化了自己的责任心用责任和端正的态度迎接每一段新的挑战
最重要的是美化了自己的职业口碑为树立自己的个人品牌进一步做了保障。在这里再次引用微信的一句话“再小的个体也有自己的品牌”自己的品牌就是从这些细节慢慢积累起来的。
