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1、表格问题
2、解决问题
3、知识拓展
4、写在最后
作者其他作品 原文标题《救命我的 Excel“瞎”了怪不得找不到数据……》
在工作中面对大量的表格数据我们经常会使用筛选功能。
它的作用是为了快速查看数据是否存在或者是为了快速进行数据统计。
如下图是仓库的入库表和出库表 现在想筛选查看【出库表】中【康师傅方便面】的出货情况。
一般我们会这样操作
复制【入库表】中的【康师傅方便面】然后在【出库表】中【品名】列的筛选框中粘贴过去即可。 点击【确定】之后筛选结果就出来了。 1、表格问题
但是Excel 总会时不时给我们一个大大的「惊喜」比如明明看到表格里有某些内容却无法被筛选到。
还是用上面的例子。
在【出库表】中【康师傅方便面】有出库记录。 但是有时会是下面这样的情况筛选不到出库记录。 明明有出库记录为什么筛选不出来
别急下面就跟我一起来揭开谜底吧
2、解决问题
一般情况下如果筛选不到数据可能是因为数据内容不一样。
这时我们可以先用等于符号比较两个数据是否一致。
如下图用【入库表】中的【B3】与【出库表】中的【B12】进行比较。 结果两个单元格内容显示是 true表示内容完全相同。
那原因又是什么呢
真实的原因是
将【入库表】中的内容复制到筛选框中之后会出现多余的空格最终导致筛选和查找不到数据。 仔细看内容的前面和后面都有空格。
那这些空格又是怎么来的呢
罪魁祸首是设置了【会计专用】的单元格格式。 我们打开【设置单元格格式】对话框看下【自定义】中的【会计专用】格式具体是什么内容。
如下图 可以看见文本的前后各有一个下划线引导的空格。
这多余的空格才是导致筛选和查找不到的原因。
解决方法简单就是去掉会计专用格式把格式设置为常规即可。
3、知识拓展
另外如果想筛选某个具体数字也遇到了筛选不到的问题。
如下图我们想筛选【出库表】中出库金额为 10000 元的数据有多少。 但是在【筛选框】中输入 10000却显示「无匹配项」 这又是为什么呢
还是因为你输入的内容与单元格设置的格式不一样导致的。
数据源中设置了会计专用格式我们就必须输入带有千位分隔符的格式。 另外在【查找和替换】功能中也是同理。
如下图在查找文本框中输入 10000点击【查找下一个】。 结果查无此数据
必须按照它显示的格式输入10,000
才能查找成功。 4、写在最后
今天我们介绍了筛选和查找中一些非常普遍的问题 —— 关于单元格格式。
❶ 在实际工作中大部分人喜欢用会计专用格式来设置数字格式。
但同时也会不小心把其他非数字的内容也一并设置了会计专用格式。
导致给后期的复制粘贴以及筛选和查找数据带来麻烦。
另外特别提醒下小伙伴们这里的格式问题不仅限于 Excel 内部。
如果把数据设置成会计专用格式复制粘贴到百度搜索框中也会在数据的前后出现多余的空格。 另外复制到 WordPPT 中也有同样的情况。
尤其是对于复制表格数据再粘贴到网上申报表的时候多余空格的出现会产生无法识别的错误。
正常做法是
对于文本设置为常规格式。
对于数值根据需要设置为会计专用格式或者货币格式等。
❷ 对于设置了单元格格式的数值进行筛选和查找时需要两者的数字格式完全一样。
本文来自微信公众号秋叶 Excel IDexcel100作者明镜在心 作者其他作品
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